Digitalisering av arkiv

Digitalisering av arkiv kan göras både till era existerande arkivsystem eller så kan vi sätta upp vår egen lösning där vårt system tar hand om just arkivhanteringen. Välkommen att höra av er till oss så berättar vi mer om de olika alternativ som finns.

Fördelar med ett digitalt arkiv

• Minskad söktid. Du hittar det dokument du letar efter på kort tid.
• Lättare läsning av dokument då de kan tillgängliggöras på olika typer av enheter. OCR-tolkning gör det enklare att läsa dokument som tidigare varit handskrivna eller svåra att läsa på grund av skador eller otydlig text.
• Lätt att ta backup. Hela arkivet finns tillgängligt även om det skulle ske en olycka med det fysiska materialet eller datorerna i de egna lokalerna.
• Digital delning av dokument fungerar på ett enkelt sätt.
• Automatisk arkivförteckning och enkla sökvägar till originaldokumenten.
• Lägre kostnader för dokumenthantering.
• Arkivet tar upp mindre plats och resurser.
• Det går enkelt att styra vem som har tillgång till vilket material i ett digitalt arkiv.
• Allt ligger på rätt plats. Risken för att en handling tas ur arkivet och inte läggs tillbaka på rätt plats elimineras.
• Alla händelser i arkivet kan loggas vid behov, vilket ger en högre säkerhet.

Innan vi sätter igång med digitalisering av arkiv

Innan vi sätter igång med att digitalisera ett arkiv utreder vi förstås vilka typer av handlingar det är som behöver tas om hand, vilka krav som ställs på just er verksamhet gällande bevarande och tillgängliggörande och liknande frågor.

Bland annat så brukar vi utreda följande:

• Befintligt arkiv: Vilka slags handlingar finns idag? Antal hyllmeter, storlekar, handlingarnas kvalitet, hur är det lagrat?
• Format: A4, <A4, >A4, böcker, ritningar, bilder, avvikande format, etc
• Hur skall handlingarna slutarkiveras: Måste originalmaterialet finnas kvar i arkivboxar, hängmappar, pärmar och dylikt, eller kan handlingarna helt ersättas av digitala kopior?
• Data: Vilka data skall fångas för att göra handlingarna sökbara?
• Matchningsdata: Kan vi komplettera handlingarna med information för att öka sökbarheten?
• Arkivrevision: När vi genomför digitaliseringen, kan vi genomföra revision som berättar vad som är avvikelsen från förväntat resultat. Vad saknas?
• Klassificering: Vilka handlingar skall finnas?
• Filformat: Vilket filformat önskas vid olika behov?
• Avvikelsehantering: Vad skall göras när handling saknas?

När utredningen är färdig skapar vi en handlingsplan och dokumentation över de åtgärder vi kommer att vidta när vi digitaliserar arkivet. Dokumentation av digitala arkiv är oerhört viktigt för att man skall kunna spåra vad som har hänt och hur arkivet är uppbyggt. Därför börjar vi alltid i den änden för att försäkra att det finns en väl utarbetad strategi för arkivets etablering och framtida underhåll.

Utmaningar med ett digitalt arkiv

Även om ett digitalt arkiv ger ett flertal fördelar jämfört med fysiska arkiv är det viktigt att man är noggrann vid upphandling och implementering. Då alla data blir enkelt tillgängliga från en central punkt är det oerhört viktigt att ha goda rutiner för backup och säkerhet för att inte riskera att bli av med sina data, till exempel om en server skulle krascha eller om företaget utsätts för en hacker-attack. Vi rekommenderar att man alltid gör regelbundna backuper och att det finns en spårbarhet i systemet så att man kan se vad som har hänt om det skulle uppstå någon form av problem eller om man misstänker att någon har tagit sig in i systemet och försökt manipulera det.

Likaså är det viktigt att komma ihåg att digitala medier inte håller för evigt. Därför är det viktigt att ta med en strategi för hur data skall migreras från ett medium till nästa när mediet blir för gammalt eller när en ny form av datalagringsenhet har etablerats som standard på marknaden. Som ett enkelt exempel kan vi ta disketter. Dessa var troligtvis marknadens vanligaste digitala lagringsmedia för några årtionden sedan. Idag är det knappast någon som använder dem. De har ersatts av modernare alternativ med långt högre lagringskapacitet och utvecklingen går ständigt framåt. Därför är det viktigt att ha policies för vilka krav som ställs på framtida lagringsmedier, till exempel att de måste uppfylla gällande ISO-standard eller att de måste hålla ett visst antal år för att kunna betraktas som ett alternativ för arkivlagring.

För ytterligare säkerhet i ett digitalt arkiv är det viktigt att det finns kontrollsystem som försäkrar att data behåller sin integritet när de migreras från ett lagringsmedia till ett annat samt även när de befinner sig i arkivet. Med integritet menar man att de filer som arkivet består av skall ha exakt samma innehåll som när de ursprungligen sparades. Det ska inte vara möjligt att manipulera filerna när de flyttas och inte heller när de befinner sig på sin ursprungsplats utan att det går att spåra förändringen. Denna typ av säkerhet kan man uppnå exempelvis genom att välja rätt sorts filformat som har den typen av skydd inbyggt.

När vi digitaliserar arkiv tar vi med alla dessa frågor i beräkningen och strategin för att arkivet verkligen skall hålla för framtiden.

Standard för digitala arkiv

För att upprätthålla säkerheten i ett digitalt arkiv och för att försäkra att det även kommer att gå att läsa i framtiden är det vist att följa internationell standard för e-arkiv. Inom elektroniska arkiv brukar man använda sig av något som heter OAIS-modellen. OAIS står för Open Archival Information System och är ett öppet ramverk som beskriver hur man bör hantera och lagra digital information på ett säkert sätt. Modellen är applicerbar på all slags digital information.

Genom att följa de riktlinjer som anges i OAIS har man en god grund för dokumentationen och strategier för hur arkivet fortsatt skall underhållas för att leva upp till senaste arkivstandard och för att data skall vara möjliga att läsa och tolka även i framtiden. OAIS behandlar den digitala informationens hela livscykel inklusive frågor som lagring, dokumentation och historik, metadata med mera.

Har ni frågor om hur man på bästa sätt etablerar, underhåller eller uppdaterar ett digitalt arkiv är ni varmt välkomna att kontakta oss så berättar vi mer.