Digitalisering av arkiv

Enkelt, säkert och arbetsbesparande e-arkiv | 08-630 08 88

Digitalisering av arkiv

smarta arkiv

Digitalisering av arkiv kan göras både till era existerande arkivsystem eller så kan vi sätta upp vår egen lösning där systemet SmartArchive tar hand om just arkivhanteringen. Välkommen att höra av er till oss så berättar vi mer om de olika alternativ som finns.

Fördelar med ett digitalt arkiv

  • Minskad söktid. Du hittar det dokument du letar efter på kort tid.
  • Lättare läsning av dokument då de kan tillgängliggöras på olika typer av enheter. OCR-tolkning gör det enklare att läsa dokument som tidigare varit handskrivna eller svåra att läsa på grund av skador eller otydlig text.
  • Lätt att ta backup. Hela arkivet finns tillgängligt även om det skulle ske en olycka med det fysiska materialet eller datorerna i de egna lokalerna.
  • Digital delning av dokument fungerar på ett enkelt sätt.
  • Automatisk arkivförteckning och enkla sökvägar till originaldokumenten.
  • Lägre kostnader för dokumenthantering.
  • Arkivet tar upp mindre plats och resurser.
  • Det går enkelt att styra vem som har tillgång till vilket material i ett digitalt arkiv.
  • Allt ligger på rätt plats. Risken för att en handling tas ur arkivet och inte läggs tillbaka på rätt plats elimineras.
  • Alla händelser i arkivet kan loggas vid behov, vilket ger en högre säkerhet.

Innan vi sätter igång med digitalisering av arkiv

Innan vi sätter igång med att digitalisera ett arkiv utreder vi förstås vilka typer av handlingar det är som behöver tas om hand, vilka krav som ställs på just er verksamhet gällande bevarande och tillgängliggörande och liknande frågor.

Bland annat så brukar vi utreda följande:

  • Befintligt arkiv: Vilka slags handlingar finns idag? Antal hyllmeter, storlekar, handlingarnas kvalitet, hur är det lagrat?
  • Format: A4, A4, böcker, ritningar, bilder, avvikande format, etc
  • Hur skall handlingarna slutarkiveras: Måste originalmaterialet finnas kvar i arkivboxar, hängmappar, pärmar och dylikt, eller kan handlingarna helt ersättas av digitala kopior?
  • Data: Vilka data skall fångas för att göra handlingarna sökbara?
  • Matchningsdata: Kan vi komplettera handlingarna med information för att öka sökbarheten?
  • Arkivrevision: När vi genomför digitaliseringen, kan vi genomföra revision som berättar vad som är avvikelsen från förväntat resultat. Vad saknas?
  • Klassificering: Vilka handlingar skall finnas?
  • Filformat: Vilket filformat önskas vid olika behov?
  • Avvikelsehantering: Vad skall göras när handling saknas?

 

SmartArchive -för säkrare och smidigare dokumenthantering