Digitalisering av arkiv

Enkelt, säkert och arbetsbesparande e-arkiv | 08-630 08 88

Vi hjälper er med
digitalisering av arkiv


Skicka över en pärm - Vi skannar, indexerar
och gör innehållet fritextsökbart i er egen databas i vårt e-arkiv.
Allt detta för endast 395 kr

SmartInfo det säkra valet för digitalisering av arkiv

I de flesta verksamheter har man kvar eller får in handlingar i pappersform och på andra analoga format som kan behöva digitaliseras för att bevara materialet för framtiden. Genom att digitalisera sitt arkivmaterial kan man göra det mer lättåtkomligt för dem som arbetar i verksamheten samt för andra intressenter och allmänheten om så önskas.

Digitalisering av arkiv är ett område där vi har spjutspetskompetens och kan erbjuda professionella lösningar för såväl små som stora verksamheter.

Vi rekommenderar att ni tar professionell hjälp när ni ska genomföra digitalisering av arkivmaterial. Detta för att försäkra materialet skannas in med rätt sorts utrustning och att det konverteras till format som är hållbara för framtiden. Alltför många organisationer har på egen hand försökt genomföra denna typ av konverteringsarbete för att på kort tid upptäcka att det valda formatet inte har varit rätt eller att kvaliteten inte lever upp till de krav som ställs.

När ni anlitar oss får ni tillgång till professionell utrustning och personal som vet hur man på bästa sätt konverterar handlingarna till hållbara format med relevanta metadata som gör materialet sökbart och mer lättillgängligt för olika typer av applikationer.

Arkivmaterialet kan sedan överföras till ert existerande arkivsystem. Vid behov kan vi ta fram fullständiga lösningar för arkiv-, dokument- och ärendehantering till er verksamhet, till exempel om ni inte har ett passande system sedan tidigare eller märker att det existerande systemet behöver uppdateras till något modernare. Välkommen att höra av er till oss för mer information om digitalisering av arkiv samt de övriga lösningar som vi erbjuder.

förvaring i molnet

Varför ska man digitalisera arkiv?

Att digitalisera sitt arkivmaterial istället för att enbart bevara materialet på analoga format har ett flertal fördelar:

  • Sökbart. Vid digitaliseringen har man möjlighet att lägga till relevanta metadata till en arkivförteckning och databaser som gör det enkelt att söka efter specifika handlingar. Det är även möjligt att göra texten sökbar när man skannar med hjälp av så kallad OCR-teknik (se mer information nedan).
  • Tillgängligt från olika enheter. Med ett digitalt arkiv måste man inte beställa fram fysiska handlingar utan kan se dem direkt på en skärm på dator, surfplatta, mobil eller andra enheter (beroende på vilket arkivsystem man använder). Det är möjligt att komma åt materialet utan att man behöver vara på plats i arkivet och utan specialutrustning som kan behövas för exempelvis mikrofiche och liknande format.
  • Skonar originalhandlingarna. Äldre material kan vara känsligt och påverkas varje gång man använder sig av det. Om man exempelvis har äldre foton eller stora kartor som kan skadas av hantering är det bättre att tillgängliggöra dessa i digitalt format.
  • Kan ersätta originalhandlingarna. Förutsatt att det inte finns lagkrav eller önskemål om att behålla de fysiska handlingarna så kan man spara mycket plats och hanteringskostnader på att digitalisera handlingar och sedan gallra ut originalen. För privata företagsarkiv med material som inte måste sparas fysiskt är detta ett utmärkt alternativ för att kunna spara kostnader för handlingar som man ändå önskar bevara för framtiden.
  • Integrering med existerande system. Material som kommer in på papper eller andra fysiska format kan skickas in i ert existerande dokumenthanteringssystem så att allt finns på ett och samma ställe.

 

Bevara handlingar för framtiden

Det finns många anledningar till att man kan vilja eller behöva bevara handlingar för framtiden. Dels så finns det lagkrav på att visst material skall bevaras under en viss tid, till exempel juridiska dokument eller bokföringshandlingar.

Att man använder sig av materialet i den egna verksamheten är givetvis det vanligaste argumentet för att bevara materialet. Här kan en digitalisering hjälpa er att skona originalhandlingarna och samtidigt göra dem mer lättillgängliga för dem som behöver söka i och använda sig av materialet.

Även av nostalgiska skäl kan man vilja spara handlingar för framtiden, trots att det kanske inte finns utrymme eller resurser för att spara originalen. Ett företagsarkiv som berättar om företagets förgångna är en tillgång som med fördel görs digital för att kunna bevara verksamhetens historia för framtiden.

Rätt metadata är A och O

För att det digitala arkivet ska bli mer än en stor mapp med inskannade foton, dokument, mikrofilmer, kartor med mera är det oerhört viktigt att man skapar en relevant arkivförteckning och metadata som gör det enkelt att söka i materialet. Det kan handla om att ange datum, avsändare, en kort sammanfattning av innehållet, om dokumentet berör en viss avdelning på ett företag, området eller fastigheter som visas på ett karta, vilka rum som kan ses på en ritning och mycket mer. Metadata är ett mycket viktigt komplement för handskrivna dokument som annars är omöjliga att söka i.

I samråd med er tar vi fram en plan för vilka metadata som behövs och hur de relaterar till varandra.

Digitalisering av arkiv enligt internationell standard

För att vara säker på att de digitala dokument som skapas är hållbara för framtiden sparar vi materialet i de format som är internationell standard i arkivsammanhang. Ett exempel på detta är formatet PDF/A som är ISO-standardiserat och erbjuder de fördelar som ordinarie PDF-filer gällande lagring av text och bilder. Det finns dock vissa skillnader.

PDF/A har inbyggda funktioner för att motverka ändringar i dokument eller för att spåra exakt vilka uppdateringar som har gjorts. Så kan man motverka att förändringar av dokument görs för att säkerställa att man titta på en version som exakt överensstämmer med originalet. Detta är mycket viktigt exempelvis när man har att göra med juridiska dokument.

Tolka innehållet med OCR

Att läsa äldre dokument som har skannats in kan ibland vara en utmaning. Det är heller inte praktiskt att sitta och zooma in och ut i bildfiler då man läser på en mindre skärm. Här kan OCR vara ett utmärkt komplement för att texten ska bli mer lättillgänglig. OCR står för optical character recognition, alltså tolkning och konvertering av tecken från analogt till digitalt format (även kallat maskinläsning på svenska). Här kan såväl maskinskrivna som handskrivna texter läsas in och konverteras till digitalt textformat. Det gör det möjligt att söka i hela texten och den kan enkelt formateras för olika skärmstorlekar.

En svårläst handstil eller ett suddigt gammalt pappersdokument tolkas dels av maskinell utrustning och vid behov korrigeras texten manuellt för att säkerställa att texten stämmer överens med originalet. Genom att detta endast behöver göras en gång sparar man mycket tid och möda varje gång som dokumentet behöver läsas.

Goda referenser

När du anlitar oss får du kvalificerad hjälp av proffs. Vi har hjälpt ett flertal statliga företag och andra större aktörer med digitalisering av arkiv, bland andra Svenska Spel, Riksgälden, Nordnet Bank, Avanza Bank, Stockholms stad och Arlandabanan för att nämna några. Detta är företag som har höga krav på sig gällande bevarande och tillgängliggörande. Vi ser till att ni lever upp till lagkrav samt får ett digitalt arkiv som tjänar er verksamhet på bästa möjliga sätt samtidigt som det är hållbart för framtiden.

Smart Info är ett företag som arbetar med att ta fram system för att effektivisera dokument- och ärendehantering, e-arkiv med mera i olika typer av verksamheter. Välkomna att kontakta Smart Info idag för mer information om hur vi kan hjälpa er med digitalisering av arkiv samt andra tjänster inom informationshantering.

förvaring i molnet

Förenkla dokumenthanteringen med ett digitaliserat arkiv